หากจะย้อนถึงขั้นตอนการจัดทำรายงานประจำปี มีจุดเริ่มต้นจากการทำงานของกลุ่มงานเล็กๆ กลุ่มหนึ่ง ซึ่งต้องวางแผนการทำงานภายใต้โจทย์ที่ค่อนข้างท้าทา ในแต่ละปี คือ ต้องเผยแพร่ให้ทันในวันสถานปนกรม ซึ่งก็คือวันที่ 25 มกราคมของทุกปี เราต้องเริ่มวางแผนการทำงานกันทั้งปี ตั้งแต่การเก็บรวบรวมข้อมูลผลการดำเนินงาน ผลงานวิจัย รายงานการเงิน ข้อมูลข่าวสารผู้บริหารในการลงพื้นที่ต่างๆ ทั่วประเทศ ประสานข้อมูลการฝึกอบรมสัมมนา ข้อมูลความร่วมมือระหว่างหน่วยงาน ทั้งในประเทศและต่างประเทศ ประสานทีมแปลภาษาต่างประเทศ การออกแบบรูปเล่มและกำหนดธีมสีในแต่ละปี เพื่อให้มีความน่าสนใจและไม่น่าเบื่อ ซึ่งข้อมูลต่างๆ ต้องขอความร่วมมือจากสำนัก/กอง/กลุ่ม หน่วยงานหลักและเจ้าของโครงการวิจัย และต้องเร่งทำข้อมูลแข่งกับเวลาที่บีบคั้น บางทีเราต้องทวงข้อมูลจากผู้เกี่ยวข้องจนเห็นหน้าแล้วอยากเดินหนี แต่ไม่เป็นไรมันคือสีสันในการทำงาน ช่วงที่สนุกของการทำรายงานประจำปี คือการถ่ายภาพผู้บริหารกรม เพราะเราต้องช่วยจัดแจงแต่งกายให้ทุกคน ออกมาสวยหล่อ สมาร์ท ซึ่งเราได้รับความร่วมมือจากทุกท่านเป็นอย่างดี ไม่ว่าจะให้ยืนมุมไหน โพสท่าอะไรทุกคนให้ความร่วมมือเป็นอย่างดีและดูสนุกไปกับพวกเรา และสิ่งหนึ่งที่เราจะลืมไปไม่ได้เลย คือหลังจากที่ได้จัดทำรูปเล่มเสร็จเรียบร้อย เราต้องเสนอรูปเล่มให้เจ้านายดูรายละเอียดครั้งสุดท้ายก่อนส่งเข้าโรงพิมพ์ ซึ่งการทำงานของท่านในแต่ละปี อาจไม่มีใครรู้ว่าช่วงวันหยุดปีใหม่ที่เราทุกคนได้หยุดพักผ่อนและฉลองปีใหม่อย่างสบายใจ ท่านต้องทำงานเพื่อตรวจข้อมูลรายงานประจำปีก่อนเข้าโรงพิมพ์ให้พวกเราทุกปี

กว่าที่รายงานประจำปีจะถูกตีพิมพ์ออกไปในแต่ละปี ต้องผ่านการอ่านทุกตัวอักษรไม่น้อยกว่า 10 รอบ เพื่อให้ข้อมูลถูกต้องที่สุด ดูรายละเอียดภาพทุกภาพ เพื่อให้ได้ภาพคมชัดและสวยงาม และสิ่งที่ทำให้เราภาคภูมิใจที่สุดของการทำงานคือ เราได้รับความร่วมมือตั้งแต่ผู้บริหารสูงสุดในองค์กร ผู้อำนวยการสำนัก/กอง/กลุ่ม ผู้อำนวยการกองแผนงาน และทุกคนที่มีส่วนเกี่ยวข้อง ที่ทำให้รายงานประจำปีของทุกปี มีข้อมูลที่น่าสนใจและประโยชน์เผยแพร่แก่ประชาชนและหน่วยงานต่างๆ

เขียนโดย "ศิริณ"